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Informe 2017-104

Distrito Escolar Unificado de Montebello
Se necesita la intervención del Superintendente del Condado para abordar la débil administración financiera y gobernación del distrito escolar.



Resumen

LO MÁS DESTACADO

Nuestra revisión de las prácticas financieras y la gobernación general de Montebello revelaron lo siguiente:

Resumen de los resultados

El Distrito Escolar Unificado de Montebello (Montebello), el cual presta servicios a alrededor de 28,000 estudiantes en el condado de Los Ángeles, fue sujeto de escrutinio público ante su agravada situación económica y el peligro de insolvencia financiera. La deficiente administración de la Junta de Educación del Distrito Escolar Unificado de Montebello (junta) puso en peligro la estabilidad financiera de Montebello y pone en duda si el distrito podrá superar la baja proyectada de sus fondos. En particular, la junta no tomó las medidas correspondientes para contener los crecientes costos a pesar de la reducción de las inscripciones, el principal impulsor del financiamiento de Montebello. La junta también ignoró en forma continua las advertencias de su agencia de supervisión, la Oficina de Educación del Condado de Los Ángeles (LACOE), que de manera repetida la instó a limitar los gastos deficitarios. En su lugar, la junta siguió aprobando presupuestos en los cuales los gastos superaban los ingresos. En agosto de 2017, LACOE rechazó el presupuesto de Montebello para el año fiscal 2017–18 porque el distrito preveía la incapacidad de cumplir sus obligaciones financieras en los años fiscales 2018–19 y 2019–20.

A sus desafíos financieros se suma el hecho de que Montebello efectuó una defectuosa gestión al no cumplir de forma regular sus procesos de contratación y al emplear personas en posiciones superfluos y altamente remunerados. En especial, el distrito no cumplió sus procesos de contratación, como publicar anuncios de empleos y realizar entrevistas, para ocho de cada diez personas que revisamos, la mayor parte de las cuales ocupaban posiciones de alto rango. Al hacerlo, Montebello no se aseguró de contratar a los ejecutivos y los gerentes más adecuados. Como resultado, nuestra revisión determinó que Montebello contrató a algunos empleados en posiciones para los cuales no cumplían los requisitos mínimos. Por ejemplo, Montebello contrató a su director comercial (CBO), una posicion de alto rango responsable por supervisar el presupuesto de casi $300 millones y quien gana más de $186,000 por año, aunque no cumplía los requisitos académicos mínimos. Además, Montebello empleó a personas para posiciones superfluos y altamente remunerados. Por ejemplo, empleó a dos ejecutivos mejor pagados con responsabilidades similares que tenían la función de cosuperintendentes.

Asi mismo, Montebello no se aseguró de efectuar la correcta supervisión de millones de dólares en fondos provenientes de bonos, lo cual puso a estos fondos en riesgo de uso indebido. Los fondos provenientes de bonos escolares de Montebello pueden utilizarse para actividades como la construcción o la sustitución de instalaciones escolares y, a diciembre de 2016, Montebello tenía más de $100 millones para gastar con relación a sus dos principales bonos. La ley del estado exige a la junta que establezca y designe miembros para un comité de supervisión ciudadana independiente (comité de bonos), el cual informa al público sobre el gasto de los fondos de los bonos y revisa e informa en forma activa el correcto gasto del dinero de los contribuyentes. Sin embargo, el comité de bonos no se reunió con la frecuencia exigida y Montebello no proporcionó al comité la información necesaria, lo cual limitó la capacidad del comité de bonos de proteger eficazmente los millones de dólares de los contribuyentes. De hecho, encontramos que es posible que Montebello haya pagado de manera inapropiada salarios con el producido de los bonos, puesto que no hay documentación que muestre cómo el trabajo de estos empleados se relacionaba con los proyectos de los bonos. Además, Montebello no se aseguró de que los empleados no tuvieran conflictos de interés cuando aprobaron los gastos y los contratos relacionados con los fondos de los bonos.

Es también materia de preocupación la falta de supervisión de los gastos por parte de Montebello, lo cual causó que el distrito desperdiciara recursos públicos durante este período de problemas financieros. Concretamente, Montebello no supervisó de manera eficaz la compra y el uso de provisiones, lo cual provocó el desperdicio y el abuso de recursos del distrito. Por ejemplo, de las 200 computadoras que Montebello compró en mayo de 2016, no pudo ubicar 13, 162 estuvieron sin abrir en un depósito durante más de un año y las restantes 25 se extrajeron de las cajas en un aula pero no se usaron. Es más, Montebello no puede verificar que otras compras estuvieran relacionadas con asuntos del distrito. Por ejemplo, en nuestra revisión de gastos con tarjetas de compras, observamos que los empleados no pudieron proporcionar los recibos necesarios para los cargos, incluidos pagos a PayPal, Domino's, Target y Amazon. Asimismo, el pago de horas extras fue más del doble del año fiscal 2013–14 al año fiscal 2015–16 porque el distrito no controló las horas extras de los empleados. Por ejemplo, Montebello permitió que un empleado recibiera $84,000 en horas extras, lo cual duplica su salario.

Por último, el programa de educación para adultos de Montebello (programa para adultos) administró en forma imprudente dos de sus recursos de ingresos (financiamiento del estado y cuotas de estudiantes) a costa de la comunidad a la que brinda servicios. El programa para adultos probablemente infló sus inscripciones, un factor que el Consorcio Regional de Educación para Adultos de Los Ángeles (consorcio) utilizó para determinar cómo asignar fondos del estado a escuelas para adultos en la región de Los Ángeles. El consorcio es un órgano de administración con miembros que representan a cuatro distritos escolares y a un distrito de institutos de educación superior. Además, el programa para adultos permitió que las clases continuaran a pesar de la baja asistencia. Finalmente, encontramos que más de $60,000 por año de cuotas de estudiantes estaban en riesgo de malversación porque el programa para adultos no puso en práctica ni siquiera los procedimientos más básicos de cobranza de efectivo.

Como una totalidad, los problemas planteados en este informe demandan cambios significativos para que Montebello evite la insolvencia financiera y recupere la confianza del público. Con base en nuestro análisis y a la ausencia de cambios significativos, Montebello podría estar en riesgo de ser intervenido por el estado. A fin de evitar las graves consecuencias de la intervención del estado, el superintendente del condado de Los Ángeles (superintendente del condado) debe tomar medidas inmediatas para revertir la trayectoria actual de Montebello, como ayudar al distrito a justificar la cantidad de empleados y el costo en comparación con su previsión de inscripciones.

Resumen de recomendaciones

Superintendente del condado de Los Ángeles

Para asegurarse de que Montebello tome las medidas necesarias para cumplir sus obligaciones financieras, el superintendente del condado debe ordenar a Montebello que presente un plan de medidas correctivas, que desarrolle un plan de fuerza laboral y que ponga en práctica todas las recomendaciones que se detallan más adelante.

Montebello

A fin de mejorar su situación financiera actual y garantizar la viabilidad futura, Montebello debe, dentro de los 60 días, revisar su plan de estabilización fiscal y efectuar los recortes necesarios para financiar sus compromisos en curso.

Para garantizar que Montebello contrate a los ejecutivos y los gerentes más adecuados, el distrito debe cumplir de inmediato sus políticas de contratación de empleados, incluida la evaluación de candidatos para asegurarse de que cumplan los requisitos mínimos. Para reconstruir la confianza con su comunidad, Montebello debe ocupar todos las posiciones ejecutivos vacantes mediante un proceso de contratación competitiva para garantizar que contrate a los líderes más adecuados y talentosos.

Para asegurarse de crear posiciones únicamente cuando sea necesario, Montebello debe, dentro de los 30 días, desarrollar una políza que exija la justificación de la creación de esa posicion por parte del distrito.

Para garantizar que los fondos provenientes de bonos se gasten adecuadamente, Montebello debe de inmediato asegurarse de que el comité de bonos se reúna al menos una vez al año para cerciorarse de que el distrito le proporcione en forma periódica la información detallada sobre el gasto de los bonos.

Para asegurarse de que el personal que toma las decisiones no tenga conflictos de interés percibidos o reales, Montebello debe de inmediato modificar y cumplir la políza que exige a los empleados presentar declaraciones de intereses económicos.

Para asegurarse de gastar sus fondos para fines permitidos y razonables, Montebello debe justificar los salarios pagados con fondos provenientes de bonos, poner en práctica un sistema de control de inventario, exigir la aprobación de horas extras y los recibos de todos los gastos con tarjetas de compra.

Para garantizar que los gastos en educación estatal para adultos sean razonables y estén justificados, la junta debe, dentro de un año, desarrollar una políza para cancelar las clases si la asistencia cae por debajo de un determinado límite y exigir al programa de adultos que informe anualmente al consorcio y a la junta la cantidad exacta de estudiantes que asisten a las clases.

Para mejorar el proceso de cobranza de efectivo para el programa para adultos, dentro de los 60 días, Montebello debe poner en práctica pólizas y procedimientos que estén de acuerdo con las buenas prácticas de cobranza y depósito de efectivo.

Consorcio

Para garantizar que los fondos estatales para la educación para adultos sean utilizados de la manera más eficiente y eficaz, dentro de un año, el consorcio debe determinar si es necesario recalcular la asignación de fondos del programa para adultos al avanzar y desarrollar pólizas para garantizar la cobranza adecuada y el informe de los datos utilizados para las decisiones de financiamiento.

Comentarios de la agencia

Montebello y LACOE aceptaron nuestras recomendaciones. El consorcio manifestó que le preocupaba la ejecución de una de nuestras recomendaciones.




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